Produktywność

Jak ogarnąć swoją skrzynkę mailową?

Większość prac biurowych opiera się głównie na pracy w skrzynce mailowej. Codziennie jesteśmy zalewani tysiącem informacji. Powiadomienia to nowe uzależnienie. Chcemy być na bierząco ze wszystkim. Jak nie zwariować i nie zatonąć we własnych wiadomościach? Jak uporać się z nimi tak, aby na koniec dnia pracy mieć zero wiadomości w skrzynce odbiorczej?

Gdy otwierasz maila i widzisz 50, 60 czy 100 wiadomości, pierwsze co przychodzi do głowy to ilość pracy jaką będziesz musiał wykonać danego dnia. Wiadomo, że tam czekają kolejne zdania. Czy wyrobisz się z tym wszystkim? Stres nie jest dobrym pomocnikiem. Mam dla Ciebie kilka wskazówek, jak uporać się taką ilością wiadomości.

Wstępna selekcja

Jestem przekonana, że nie wszystkie maile jakie otrzymujesz są ważne, wartościowe czy zawierają zadanie do wykonania. Część z nich możesz wyeliminować bez ich otwierania. Do tej grupy wiadomości należą:

  • potwierdzenia odbioru,
  • spam,
  • zwrotki o nieobecności,
  • reklamy itd.

Po co masz tracić czas na ich otwieranie? Usuń je odrazu. Liczba maili spadnie w ciągu sekundy.

Zasada 2 minut

Gdy otwierasz wiadomość po wiadomości, przeglądając co na Ciebie czeka, sprawdź czy możesz zrobić coś od ręki. Zadaj sobie pytanie: Czy wykonanie tego zadania zajmie mi więcej niż dwie minuty? Jeśli nie – zrób to teraz. Nie zostawiaj tego. Nie warto piętrzyć wiadomości.

Foldery

Wiadomości, które otrzymujemy na służbową skrzynkę można podzielić na kilka kategorii:

  • do zrobienia,
  • spam,
  • informacje nieistotne,
  • ważne informacje,
  • zadania do oddelegowania.

Podczas segregacji maili przydają się odpowiednie foldery, które usprawnią Nam pracę ze skrzynką mailową. I tak:

  • zadania do zrobienia zostawiam w skrzynce głównej,
  • spam wrzucam do kosza,
  • informacje nie istotne tylko czytam i pozostawiam w głównej skrzynce lub usuwam,
  • ważne informacje przenoszę do folderu „ważne”,
  • zadania oddelegowane, bądź takie, na których realizację musze zaczekać (np. dokumenty idą pocztą, czekam na sprawdzenie przez inny dział itd.) przenoszę do folderu „oczekujące”.

W ten sposób żadne ważne zadanie, czy sprawa nie ucieknie. A wyszukiwanie ważnych informacji będzie prostsze.

skrzynka mailowa

Priorytety i przerwa

Zawsze czytam wszystkie wiadomości, a potem wykonuje zadania, które są najważniejsze. Nie ze względu na trudność, tylko rodzaj zadania do wykonania. Wykonuje typy zadań po kolei. W zależności, od ilości wiadomości w Twojej skrzynce, zdecyduj kiedy chcesz zrobić sobie przerwę. Ja organizuje mój czas pracy ze skrzynką mailową następująco:

  1. Wyrzucam co nie potrzebne
  2. Odpowiadam na wiadomości, które nie zajmą mi więcej niż 2 minuty
  3. Wykonuje priorytetowe zadania
  4. Idę na przerwę.
  5. Wykonuję resztę zadań.

Oczywiście, jeśli masz 5 wiadomości, nie ma po co robić sobie przerwy, zanim nie wykonasz odpowiednich ruchów do ich wykonania.

Wzory wiadomości

Pewnie każdy ma takie wiadomości, które się powtarzają notorycznie. Po co tracić czas na ich pisanie tysiąc razy dziennie? Zapisz sobie wzór takiego maila i po prostu przekopiuj do odpowiedzi. Zamiast pisać coś od początku 5 minut, zajmie Ci to 5 sekund.

Zrób to odrazu

Tak, czasem dopada Nas leń. Pomyśl jednak o tym, że to zadanie nie zniknie i tak będziesz musiał je wykonać. Dlatego po prostu zrób to. Będziesz miał mniej na głowie, a Twoja skrzynka będzie lżejsza. Nie wyłączaj skrzynki mailowej do momentu aż nie wykonasz każdego zadania. Nie zostawiaj nic na potem, na jutro. A co jeśli jutro coś Ci wypadnie? A co jeśli jutro dostaniesz 20 wiadomości więcej niż dziś? Nie warto! Zrób to dziś!

Podoba Ci się? Podziel się:
20

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *